QUY CHẾ LÀM VIỆC Của UBND phường Nhân Hòa, nhiệm kỳ 2021- 2026

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, trình tự giải quyết công việc của UBND phường Nhân Hòa.

2. Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Ủy viên UBND; Công chức và cán bộ không chuyên trách thuộc UBND phường; Tổ trưởng tổ dân phố các tổ chức cá nhân có quan hệ làm việc với UBND phường chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Nguyên tắc làm việc của UBND phường Nhân Hòa

1. UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên UBND. Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên UBND phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.

2. Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân phường; phối hợp chặt chẽ giữa Uỷ ban nhân dân phường với MTTQ và các đoàn thể cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ.

3. Giải quyết các công việc theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; Theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch công tác của Uỷ ban nhân dân phường.

4. Cán bộ, công chức phường phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống tinh thần và vật chất của nhân dân.

5. Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc, bảo đảm dân chủ, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.

6. Thực hiện cải cách thủ tục hành chính đảm bảo công khai, minh bạch và hiệu quả.

                                        CHƯƠNG II

TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Điều 3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của UBND phường

1. UBND phường giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương.

UBND phường thảo luận tập thể và quyết định theo đa số đối với các vấn đề được quy định tại Điều 63 Luật Tổ chức chính quyền địa phương và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND phường quyết định.

2. Cách thức giải quyết công việc của UBND phường

a) UBND phường họp, thảo luận và quyết định theo đa số từng vấn đề tại phiên họp của UBND.

b) Đối với những vấn đề không nhất thiết phải tổ chức họp, thảo luận tập thể hoặc vấn đề do yêu cầu cấp bách, không có điều kiện tổ chức họp tập thể UBND phường, thì theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND, Văn phòng UBND phường gửi toàn bộ hồ sơ và phiếu lấy ý kiến đến từng thành viên UBND phường để xin ý kiến, thời gian lấy ý kiến được ghi rõ trong phiếu, khi nhận được phiếu lấy ý kiến, các thành viên UBND phường phải nghiên cứu và có ý kiến trả lời đồng ý hoặc không đồng ý, hoặc có ý kiến khác đúng thời gian quy định. Nếu trên 50% thành viên UBND phường nhất trí, thì Văn phòng kiểm tra, trình Chủ tịch UBND phường thay mặt UBND phường quyết định và báo cáo kết quả với UBND phường tại phiên họp gần nhất. Trường hợp trên 50% các thành viên UBND phường không nhất trí thì Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND phường xem xét, giải quyết.

c) Việc biểu quyết được thực hiện theo Điều 117,118 Luật Tổ chức chính quyền địa phương, các quyết nghị tập thể của UBND phường phải được trên 50% tổng số thành viên UBND đồng ý thông qua. Khi biểu quyết tại phiên họp cũng như khi dùng phiếu lấy ý kiến, nếu số phiếu đồng ý và không đồng ý bằng nhau thì quyết định theo ý kiến mà Chủ tịch UBND phường đã biểu quyết. Các thành viên UBND được thảo luận dân chủ và có quyền bảo lưu ý kiến nhưng phải thực hiện theo quyết định của tập thể UBND phường.

Điều 4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các thành viên UBND phường

1. Trách nhiệm chung

a) Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của UBND phường; Tham gia đầy đủ các phiên họp UBND, cùng tập thể quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường; Tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; Tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức phường, cán bộ không chuyên trách cấp phường, Tổ trưởng tổ dân phố hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên học tập nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương, chính sách đang thi hành tại cơ sở;

b) Không được nói và làm trái với các Nghị quyết của HĐND, Quyết định của UBND phường và các văn bản chỉ đạo của cơ quan Nhà nước cấp trên. Trường hợp có ý kiến khác thì vẫn phải chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với HĐND, UBND, Chủ tịch UBND phường.

2. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND phường

a) Chủ tịch UBND phường là người đứng đầu UBND có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi công việc của UBND, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 64, Luật Tổ chức chính quyền địa phương và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Chủ tịch  UBND phường.

b) Chủ tịch UBND phường triệu tập, chủ trì các phiên họp, Hội nghị khác của UBND, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch UBND chủ trì thay; Bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Đảng ủy và HĐND phường.

c) Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các tổ chức, cơ quan, đơn vị, các Tổ dân phố và các cá nhân khác trên địa bàn phường trong việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, các quy định của cơ quan nhà nước cấp trên, cấp phường và trong thực hiện các nhiệm vụ được giao.

d) Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc trong công tác quản lý, điều hành, tổ chức thực hiện của UBND; Trực tiếp chỉ đạo các công việc đột xuất, quan trọng, nhạy cảm trên các lĩnh vực.

đ) Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND phường và thẩm quyền của Chủ tịch UBND phường theo quy định của pháp luật.

e) Tổ chức việc tiếp dân, xét và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân và các tổ chức theo quy định của pháp luật.

f) Thường xuyên trao đổi công tác với Ban thường vụ Đảng ủy, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam và người đứng đầu các đoàn thể phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công việc liên quan; Nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của Ủy ban MTTQ Việt Nam và các đoàn thể đối với công tác của UBND; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả.

g) Chủ tịch UBND phường ủy quyền cho Phó Chủ tịch chỉ đạo công việc của UBND khi Chủ tịch đi vắng; Phân công công việc cho Phó Chủ tịch và các Ủy viên UBND, các thành viên UBND được phân công công việc chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND các công việc của mình.

h) Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực công tác sau:

- Công tác Quy hoạch, Kế hoạch phát triển kinh tế  - xã hội của phường.

- Công tác tổ chức bộ máy và cán bộ; công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật.

- Quản lý, điều hành các công trình, dự án theo kế hoạch đầu tư công trung hạn, kế hoạch hàng năm và một số công trình, dự án khác được cấp thẩm quyền phê duyệt.

- Điều hành chung về tài chính ngân sách, quản lý tài sản công, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư, quyết toán ngân sách hàng năm, các chương trình mục tiêu quốc gia.

- Công tác quốc phòng - an ninh, đối ngoại, những vấn đề lớn, đột xuất, nhạy cảm thuộc các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội; những giải pháp quan trọng, có tính chất đột phá trong chỉ đạo điều hành ở từng thời điểm.

- Chỉ đạo chung về công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng tái định cư; công tác quản lý đất đai.

- Giải quyết những vấn đề do Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam phường, người đứng đầu các tổ chức Đoàn thể, các tổ chức, cơ quan, đơn vị trên địa bàn phường, các tổ dân phố đề nghị liên quan thuộc thẩm quyền của UBND phường.

i) Cách thức giải quyết và điều hành công việc của Chủ tịch UBND phường

- Chủ tịch UBND phường điều hành công việc của UBND theo quy chế được ban hành.

- Trực tiếp phân công giao nhiệm vụ công việc đối với Phó Chủ tịch, các Ủy viên UBND phường, cán bộ, công chức thuộc UBND phường khi thấy cần thiết ngoài phạm vi quy định của quy chế này. Trường hợp cần thiết, Chủ tịch UBND phường có thể thành lập các tổ chức tư vấn để tham mưu, giúp Chủ tịch UBND phường giải quyết công việc.

- Trực tiếp hoặc phân công, hoặc cùng Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND phường họp, làm việc với lãnh đạo cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để tham khảo ý kiến trước khi quyết định.

3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các Phó chủ tịch UBND phường

a) Các Phó Chủ tịch UBND phường trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch UBND phân công; Chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch UBND, tập thể UBND phường, Đảng ủy, HĐND, cơ quan nhà nước cấp trên và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được giao. Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì các Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định.

b) Trong quá trình giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm giải quyết của những thành viên khác của UBND thì chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết, nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định.

c) Chủ động kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận công chức, các cơ quan thuộc UBND phường, các Tổ dân phố tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao.

d) Chủ trì và phối hợp liên ngành để xem xét, xử lý những kiến nghị của các bộ phận chuyên môn, cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND theo thẩm quyền của UBND phường trong phạm vi được phân công; Giải quyết những vấn đề phát sinh hàng ngày thuộc phạm vi mình phụ trách; Định kỳ hoặc đột xuất, Phó Chủ tịch UBND phường làm việc, kiểm tra các mặt công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao của các bộ phận chuyên môn, cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND phường và các tổ dân phố.

đ) Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực công tác sau:

- Trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO theo tiêu chuẩn Việt Nam 9001:2015. Quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của đội ngũ công chức phường trong Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả phường.

- Chỉ đạo chung về công tác dân vận của chính quyền, thực hiện Quy chế dân chủ.

- Công tác quản lý dân cư trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.

- Công tác quản lý đô thị và xây dựng phường đô thị, bảo vệ tài nguyên môi trường trên địa bàn phường.

- Các nhiệm vụ về xây dựng và phát triển trên lĩnh vực văn hóa- xã hội.

- Ký các văn bản do Chủ tịch UBND ủy nhiệm, các thủ tục hành chính về Chứng thực, sao y, các giấy tờ có liên quan về hộ tịch và một số văn bản khác trên lĩnh vực được giao phụ trách.

4. Trách nhiệm phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên UBND phường

a) Các Ủy viên UBND phường có trách nhiệm chung:

Cùng tham gia đóng góp ý kiến những nội dung công việc thuộc UBND khi có yêu cầu của Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch UBND phường; Đóng góp ý kiến thảo luận và biểu quyết các vấn đề tại các phiên họp của UBND phường; Chịu trách nhiệm tập thể toàn bộ hoạt động của UBND, trước Đảng ủy, HĐND phường và cơ quan nhà nước cấp trên. Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch UBND phường phân công.

- Thực hiện kế hoạch đi công tác cơ sở, kế hoạch tiếp dân, đối thoại với nhân dân về các vấn đề thuộc phạm vi phụ trách của mình và các vấn đề khác do sự phân công của Chủ tịch UBND phường. Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn việc thi hành chính sách, pháp luật, việc thực hiện chương trình, kế hoạch và các quyết định của UBND, Chủ tịch UBND phường về lĩnh vực do mình phụ trách; Nắm chắc tình hình thực tế để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác.

- Tuân thủ sự lãnh đạo của Đảng ủy; Chủ động phối hợp chặt chẽ với HĐND, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường, các tổ chức chính trị- xã hội phường, các cán bộ, công chức phường; Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ theo các quy chế và quy định có liên quan; Nghiên cứu, giải quyết và chủ động báo cáo, đối thoại, trả lời các kiến nghị chất vấn của đại biểu HĐND phường, kiến nghị của cử tri, kiến nghị của Uỷ ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường và các tổ chức chính trị- xã hội phường về những vấn đề thuộc lĩnh vực mình phụ trách.

b) Ủy viên UBND- Trưởng Công an phường:

- Chịu trách nhiệm chính và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thu thập thông tin, phân tích, đánh giá, dự báo tình hình; Đề xuất với cấp uỷ đảng, UBND phường về chủ trương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, trật tự an toàn giao thông, đấu tranh phòng, chống tội phạm và tệ nạn xã hội; Tổ chức triển khai thực hiện những chủ trương, kế hoạch, biện pháp đó.

- Làm nòng cốt xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc; Chủ trì, phối hợp quản lý và thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục về bảo vệ an ninh quốc gia, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh phòng, chống tội phạm; phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước về những nội dung có liên quan; hướng dẫn nghiệp vụ, bồi dưỡng kiến thức pháp luật đối với lực lượng Bảo vệ dân phố thực hiện quản lý về cư trú, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư..., kiểm tra, đôn đốc cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện quy định của pháp luật về an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn phường theo thẩm quyền.

- Tham mưu cho UBND phường và tổ chức thực hiện quy định của pháp luật về quản lý, giáo dục các đối tượng phải chấp hành phạt quản chế, cải tạo không giam giữ, người bị kết án tù nhưng được hưởng án treo cư trú trên địa bàn phường; Quản lý người được đặc xá, người sau cai nghiện ma tuý và người chấp hành xong hình phạt tù thuộc diện phải tiếp tục quản lý theo quy định của pháp luật.

- Chủ động và phối hợp phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn, đấu tranh làm thất bại âm mưu, hoạt động của các thế lực phản động thù địch, góp phần bảo vệ an ninh chính trị; Bảo vệ khối đại đoàn kết toàn dân; Bảo vệ tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền tự do, dân chủ của công dân, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Thực hiện quản lý về xử phạt vi phạm hành chính và áp dụng các biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội.

c) Ủy viên UBND - Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy Quân sự phường:

- Có trách nhiệm tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

- Trực tiếp tham mưu thực hiện nhiệm vụ đăng ký, quản lý công dân trong độ tuổi thực hiện nghĩa vụ tham gia dân quân, công dân nam trong độ tuổi sẵn sàng nhập ngũ; tuyển chọn công dân nhập ngũ; tổ chức biên chế, quản lý và chỉ đạo điều hành hoạt động lực lượng dân quân, quản lý lực lượng dự bị động viên theo quy định của pháp luật. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch về công tác quốc phòng, quân sự ở cơ sở; kế hoạch tổ chức các lực lượng, huấn luyện, giáo dục chính trị, pháp luật cho dân quân; chỉ huy dân quân thực hiện nhiệm vụ theo quy định pháp luật; xây dựng các kế hoạch khác có liên quan đến nhiệm vụ quốc phòng, quân sự ở địa phương.

- Chủ trì, phối hợp với ban, ngành, đoàn thể tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, quân sự theo sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy Đảng, UBND phường; Thực hiện chính sách hậu phương quân đội.

Điều 5. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của công chức phường.

Ngoài việc thực hiện các quy định tại Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30 tháng 10 năm 2012 của Bộ Nội vụ; Quyết định số 13/2020/QĐ-UBND ngày 17/4/2020 của UBND tỉnh Hưng Yên quy định chức vụ, chức danh, số lượng và một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, các công chức phường còn có nhiệm vụ:

1. Tham mưu giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo lĩnh vực chuyên môn thuộc mình phụ trách; Thường xuyên báo cáo Chủ tịch về kết quả thực hiện nhiệm vụ được phân công. Trong trường hợp nảy sinh vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết, phải kịp thời báo cáo Chủ tịch UBND phường để xin ý kiến.

2. Chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND phường và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo lĩnh vực được giao; chịu sự kiểm tra, hướng dẫn và chỉ đạo về công tác chuyên môn của cơ quan chuyên môn thị xã; thường xuyên liên hệ, tranh thủ sự giúp đỡ và kiến nghị, đề xuất vướng mắc với cơ quan chuyên môn cấp trên.

3. Nghiêm túc chấp hành các quyết định dưới các hình thức của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, phải giải quyết kịp thời công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, không để tồn đọng, ùn tắc; trường hợp thực hiện chậm hoặc chưa thực hiện phải kịp thời báo cáo, nêu rõ lý do với Chủ tịch UBND phường.

4. Không tự ý chuyển công việc thuộc phạm vi trách nhiệm cá nhân cho cán bộ, công chức khác hoặc tự ý giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm của cán bộ, công chức khác; Trong trường hợp nội dung công việc có liên quan đến cán bộ, công chức khác thì phải chủ động phối hợp và kịp thời báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch  UBND để xử lý.

5. Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn; Tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lưu trữ của UBND phường; Thực hiện chế độ báo cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình về lĩnh vực công việc mình phụ trách.

6. Trực tiếp soạn thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách và chịu trách nhiệm trước tập thể UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND về nội dung, trình tự, nguyên tắc thể thức của văn bản đó. Đồng thời, có trách nhiệm tham gia góp ý với tổ chức hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo các văn bản liên quan đến nhiệm vụ của UBND phường.

Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ nêu trên, các Công chức chuyên môn UBND phường còn có trách nhiệm thực hiện các công việc do Chủ tịch UBND phường phân công.

Điều 6. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của công chức Văn phòng- Thống kê  phường

Ngoài thực hiện các quy định theo Điều 5 của Quy chế này, công chức Văn phòng - Thống kê còn có trách nhiệm sau:

1. Tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND trong các lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, quốc phòng an ninh và các công việc khác theo quy định pháp luật.

2. Nghiên cứu đề xuất các biện pháp cải tiến lề lối làm việc, cải cách hành chính ở địa phương. Tổ chức thông báo, truyền đạt và theo dõi, đôn đốc các bộ phận thuộc UBND trong triển khai thực hiện nhiệm vụ của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và của UBND phường.

3. Thực hiện chức trách là đầu mối kiểm soát toàn bộ thủ tục hành chính, đề xuất phương pháp, biện pháp tổ chức thực hiện các yêu cầu nội dung công việc của các tổ chức, cá nhân liên quan.

4. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, UBND theo trình tự, nội dung và thể thức được quy định. Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND phường; Giúp Thường trực HĐND và UBND phường tổ chức các kỳ họp; Chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của HĐND, UBND phường.

5. Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND phường; Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, tạp vụ, công tác cải cách thủ tục hành chính tại UBND phường; Theo dõi và báo cáo việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật.

6. Định kỳ hằng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm, Văn phòng UBND phường tổng hợp tình hình, báo cáo cho Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND phường về kết quả tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công việc thuộc UBND theo quy định.

7. Thực hiện các công việc khác do Chủ tịch UBND phường giao.

Điều 7. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của những người hoạt động không chuyên trách cấp phường, Tổ trưởng tổ dân phố

1. Những người hoạt động không chuyên trách cấp phường chịu trách nhiệm trước UBND và Chủ tịch UBND phường về nhiệm vụ chuyên môn được Chủ tịch UBND phường phân công, thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 5 Quy chế này. 

2. Tổ trưởng tổ dân phố chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường về mọi mặt hoạt động của tổ dân phố; tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ công tác trên địa bàn; thường xuyên báo cáo tình hình công việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường; đề xuất giải quyết kịp thời những kiến nghị của công dân, tổ chức nảy sinh liên quan đến hoạt động của tổ dân phố.

                                          Chương III

QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA UBND  PHƯỜNG

Điều 8. Quan hệ với UBND thị xã và cơ quan chuyên môn thị xã

1. UBND phường và Chủ tịch UBND phường chịu sự chỉ đạo và có trách nhiệm báo cáo công tác trước UBND thị xã, Chủ tịch UBND thị xã.

2. UBND phường chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp thị xã trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trên địa bàn phường; có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môn cấp thị xã trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cho cán bộ, công chức phường.

 UBND phường bố trí cán bộ, công chức đủ năng lực đáp ứng yêu cầu theo dõi các lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ của cấp trên, giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn cấp thị xã, tuân thủ sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan chuyên môn cấp trên.

Điều 9. Quan hệ với Đảng ủy,  Hội đồng nhân dân,  Ủy ban MTTQ Việt Nam và các Đoàn thể nhân dân cấp phường 

1. Quan hệ với Đảng ủy phường:

a) UBND phường chịu sự lãnh đạo của Đảng ủy phường trong việc thực hiện nghị quyết của Đảng ủy.

b) UBND phường chủ động đề xuất với Đảng ủy phương hướng, nhiệm vụ cụ thể về phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội, nâng cao đời sống nhân dân và những vấn đề quan trọng khác ở địa phương; có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng ủy những cán bộ, đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác chính quyền.

2. Quan hệ với HĐND phường:

a) UBND phường chịu sự giám sát của HĐND phường; phối hợp chuẩn bị nội dung, chương trình các kỳ họp, chậm nhất là một tháng trước kỳ họp, Thường trực HĐND và UBND phường trao đổi thống nhất về thời gian, chương trình, nội dung của kỳ họp và xin ý kiến chỉ đạo của Ban Thường vụ Đảng ủy; sau đó mỗi bên chuẩn bị phần nội dung liên quan đến trách nhiệm của mình; đảm bảo tiến độ về thời gian, chất lượng về nội dung. HĐND phối hợp giải quyết những nảy sinh trong quá trình triển khai thực hiện Nghị quyết của HĐND phường.

b) Trả lời chất vấn và giải quyết những đề xuất, kiến nghị của HĐND, các Ban và các đại biểu HĐND phường.

c) Các đại biểu HĐND, các Ban HĐND, Thường trực HĐND cung cấp kịp thời những kiến nghị, đề xuất chính đáng của cử tri (nếu có) giữa 2 kỳ họp để cùng phối hợp tổ chức thực hiện.

3. Quan hệ với Ủy ban MTTQ Việt Nam và các Đoàn thể nhân dân cấp phường:

a) UBND phường phối hợp chặt chẽ với MTTQ và các Đoàn thể nhân dân cấp phường trong thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích của nhân dân; tạo điều kiện cho các tổ chức này hoạt động có hiệu quả; định kỳ 6 tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết thông báo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội địa phương và các hoạt động của UBND cho các tổ chức này biết để phối hợp, vận động, tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành đúng đường lối chính sách, pháp luật và thực hiện tốt nghĩa vụ công dân đối với Nhà nước.

b) Phối hợp triển khai thực hiện những vấn đề công việc liên quan theo thẩm quyền quy định.

c) Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thường xuyên phản ánh những kiến nghị, đề xuất, những nảy sinh và tâm tư nguyện vọng của nhân dân với UBND để nghiên cứu đưa vào chương trình công tác của UBND.

Điều 10. Phối hợp giữa UBND với Thanh tra nhân dân ở cấp phường

UBND phường có trách nhiệm:

1. Thông báo kịp thời cho Ban Thanh tra nhân dân những chính sách, pháp luật liên quan đến tổ chức, hoạt động, nhiệm vụ của UBND phường; các mục tiêu và nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội hàng năm của địa phương.

2. Yêu cầu tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin, tài liệu cần thiết cho Ban Thanh tra nhân dân.

3. Xem xét, giải quyết kịp thời các kiến nghị của Ban Thanh tra nhân dân; xử lý nghiêm minh người có hành vi cản trở hoạt động của Ban Thanh tra nhân dân.

4. Thông báo cho Ban Thanh tra nhân dân kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, việc thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở; hỗ trợ kinh phí, phương tiện để Ban Thanh tra nhân dân hoạt động có hiệu quả theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Quan hệ giữa UBND phường với Tổ trưởng tổ dân phố

1. Chủ tịch UBND phường phân công các thành viên UBND phụ trách, chỉ đạo, nắm tình hình các tổ dân phố.

2. Tổ trưởng tổ dân phố phải thường xuyên liên hệ với UBND phường để tiếp thu các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, các văn bản chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên và của HĐND, UBND phường để triển khai thực hiện; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, thực hiện tốt Quy chế dân chủ ở cơ sở.

Tổ trưởng tổ dân phố kịp thời báo cáo UBND và Chủ tịch UBND phường tình hình mọi mặt của tổ dân phố, đề xuất biện pháp giải quyết khi cần thiết, góp phần giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn.

3. Chủ tịch UBND phường phân công công chức thuộc UBND phụ trách, nắm tình hình các Tổ dân phố.

Chương IV

CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA UBND

Điều 12. Các loại chương trình công tác

1. Chương trình công tác năm

Chương trình công tác năm của UBND phường là nội dung trọng tâm các định hướng nhiệm vụ, giải pháp của UBND phường trên các lĩnh vực công tác trong năm, danh mục các báo cáo, đề án và cơ chế chính sách, quy hoạch, kế hoạch... thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của UBND phường hoặc trình HĐND phường, UBND thị xã, Chủ tịch UBND thị xã trong năm.

2. Chương trình công tác 6 tháng

Chương trình công tác 6 tháng là cụ thể hoá chương trình công tác năm được quy định thực hiện trong 6 tháng và những công việc bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong 6 tháng cuối năm.

3. Kế hoạch công tác tháng và kế hoạch tuần

a) Kế hoạch công tác tháng là cụ thể hoá chương trình công tác 6 tháng, được quy định thực hiện trong từng tháng và những công việc cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng.

b) Kế hoạch công tác hàng tuần gồm các công việc UBND phường giải quyết hàng ngày trong tuần.

Điều 13. Trình tự xây dựng chương trình công tác

1. Xây dựng Chương trình công tác năm.

a) Chậm nhất vào ngày 05 tháng 12 hàng năm, các thành viên UBND, công chức phường gửi Văn phòng UBND phường các dự thảo chương trình, kế hoạch theo từng nội dung công việc cần thực hiện trong năm tới. Các chương trình, kế hoạch phải ghi rõ số thứ tự, tên, nội dung, người phụ trách chủ trì chính, cơ quan, bộ phận chuyên môn phối hợp và thời gian trình.

b) Văn phòng tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của UBND phường, gửi lại các thành viên UBND, công chức chuyên môn tham gia ý kiến.

c) Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình công tác năm sau của UBND phường, các thành viên UBND, công chức phường có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng hoàn chỉnh, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường cho ý kiến trước khi thông qua phiên họp UBND để xem xét, quyết định ban hành.

2. Xây dựng Chương trình công tác 6 tháng

a) Chương trình công tác 6 tháng: Chậm nhất vào ngày 20 tháng 5, các công chức chuyên môn thuộc UBND phường gửi Văn phòng báo cáo đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác 6 tháng đầu năm, rà soát các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung chương trình công tác 6 tháng cuối năm của UBND phường (đã ghi trong chương trình công tác trọng tâm của năm)

b) Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp, xây dựng chương trình công tác 6 tháng trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường cho ý kiến, sau đó hoàn chỉnh trình Chủ tịch UBND phường phê duyệt, thông báo các thành viên UBND, công chức chuyên môn thuộc UBND và ban ngành liên quan biết thực hiện.

3. Xây dựng kế hoạch công tác tháng, tuần:

a) Chậm nhất vào ngày 12 hàng tháng, các công chức chuyên môn căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các chương trình, kế hoạch, văn bản ghi trong chương trình công tác 6 tháng, những vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh để báo cáo kết quả thực hiện xây dựng chương trình công tác tháng sau của bộ phận mình gửi Văn phòng UBND.

b) Văn phòng tổng hợp chương trình công tác tháng của UBND phường trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cho ý kiến, sau đó hoàn chỉnh trình Chủ tịch UBND phường phê duyệt, thông báo các thành viên UBND, công chức chuyên môn, cơ quan  thuộc UBND phường và ban ngành liên quan biết thực hiện.

c) Trên cơ sở kế hoạch công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, chiều thứ Sáu hoặc sáng thứ Bảy hàng tuần các công chức chuyên môn đăng ký lịch làm việc của tuần sau với Văn phòng, Văn phòng tổng hợp xây dựng kế hoạch công tác tuần trình Chủ tịch UBND phường quyết định vào ngày thứ Hai đầu tuần và thông báo cho các thành viên UBND, công chức chuyên môn, cơ quan  thuộc UBND phường  và ban ngành liên quan biết thực hiện.

d) Văn phòng UBND phường là bộ phận quản lý lịch biểu công tác của UBND phường, có trách nhiệm tham mưu cho UBND phường trong việc xây dựng, điều chỉnh và tổ chức, đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo đúng tiến độ theo lịch công tác đã đề ra của UBND phường. Khi có sự điều chỉnh lịch công tác, Văn phòng phải thông báo kịp thời cho các thành viên UBND phường và cán bộ, công chức, các cơ quan liên quan biết.

Điều 14. Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác

1. Hàng tháng, 6 tháng và năm, các bộ phận chuyên môn, cơ quan đơn vị trực thuộc phải rà soát, kiểm tra việc thực hiện các nội dung công việc đã ghi trong chương trình công tác để báo cáo UBND phường (qua Văn phòng UBND  phường), các nội dung công việc do Chủ tịch, Phó Chủ tịch giao và công việc theo yêu cầu của cấp trên ngoài chương trình công tác nhưng thuộc lĩnh vực chuyên môn về tiến độ, kết quả xử lý các công việc do mình phụ trách, công việc còn tồn đọng, đề xuất hướng xử lý tiếp theo; đồng thời điều chỉnh, bổ sung các chương trình, kế hoạch, nội dung công việc đảm bảo phù hợp cho thời gian tới.

2. Phó Chủ tịch UBND phường có trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các cán bộ, công chức chuyên môn, các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện theo kế hoạch được duyệt, báo cáo kết quả với Chủ tịch.

3. Văn phòng UBND phường giúp UBND phường thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các kế hoạch, nội dung công việc của các bộ phận chuyên môn, cơ quan, đơn vị, tổ chức liên quan; định kỳ hàng tháng, sáu tháng và hàng năm, tổng hợp báo cáo UBND phường, Chủ tịch UBND phường kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND phường.

4. Kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức, các thành viên UBND phường.

Chương V

        CHẾ  ĐỘ HỘI HỌP, THÔNG TIN BÁO CÁO

Điều 15. Phiên họp UBND phường

1. Chuẩn bị và triệu tập phiên họp:

a) UBND phường mỗi tháng họp ít nhất một lần. Ngoài ra, tùy tình tình yêu cầu nhiệm vụ công việc để có hội ý hoặc giao ban hàng tuần. Chủ tịch hoặc Phó Chủ UBND  phường được uỷ quyền chủ tọa phiên họp.

b) Cuộc họp của UBND phường liên quan đến nội dung của chuyên môn nào thì công chức chuyên môn đó chịu trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ văn bản chuyển trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch xem xét, quyết định việc trình ra phiên họp.

c) Văn phòng có nhiệm vụ phối hợp các công chức chuyên môn có liên quan dự kiến chương trình, thời gian, địa điểm và thành phần dự phiên họp, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch quyết định.

Các công chức chuyên môn được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm gửi hồ sơ trình và các tài liệu liên quan phiên họp đến các thành viên UBND phường và đại biểu trước khi phiên họp tiến hành ba (03) ngày làm việc; Văn phòng rà soát, đôn đốc, chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.

2. Thành phần dự phiên họp:

a) Thành viên UBND phường phải tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND, nếu vắng mặt phải được Chủ trì phiên họp đồng ý. Phiên họp UBND phường chỉ được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba (2/3) tổng số thành viên UBND phường tham dự.

b) Tuỳ theo tính chất, nội dung phiên họp, Chủ tịch, hoặc Phó Chủ tịch chủ trì phiên họp quyết định mời lãnh đạo thị xã, Thường vụ Đảng ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, trưởng các Đoàn thể, cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách cấp phường, tổ dân phố.

c) Đại biểu dự họp không phải là thành viên UBND phường được mời phát biểu ý kiến, nhưng không có quyền biểu quyết.

3. Trình tự phiên họp:

a) Văn phòng báo cáo số thành viên UBND phường và thành phần liên quan có mặt, vắng mặt, thông báo chương trình phiên họp;

b) Chủ tọa điều hành phiên họp; Văn phòng UBND phường phụ trách Thư ký các cuộc họp của UBND.

c) UBND thảo luận nội dung theo trình tự:

- Công chức chuyên môn chủ trì soạn thảo trình bày tóm tắt nội dung báo cáo, kế hoạch và những vấn đề cần xin ý kiến của UBND phường.

- Các đại biểu dự họp phát biểu ý kiến nói rõ những nội dung đồng ý, không đồng ý, những nội dung cần làm rõ hoặc kiến nghị điều chỉnh, bổ sung;

- Công chức chuyên môn chủ trì soạn thảo văn bản phát biểu ý kiến tiếp thu, giải trình những điểm chưa rõ, chưa nhất trí; trả lời các câu hỏi của đại biểu;

- Lãnh đạo chủ trì thảo luận về văn bản, kết luận và lấy biểu quyết. Nếu được quá nửa số thành viên UBND phường tán thành thì văn bản được thông qua; Trường hợp còn vấn đề thảo luận chưa rõ, chủ tọa đề nghị UBND phường chưa thông qua và yêu cầu bộ phận chuyên môn chủ trì soạn thảo văn bản chuẩn bị thêm;

- Chủ tọa phát biểu kết thúc phiên họp UBND phường.

4. Biên bản và thông báo kết quả phiên họp:

a) Biên bản phiên họp UBND phường phải được ghi đầy đủ, chính xác các ý kiến phát biểu, diễn biến của phiên họp, kết quả biểu quyết (nếu có), ý kiến kết luận của chủ tọa. Biên bản lưu hồ sơ của UBND phường;

b) Sau mỗi phiên họp, trên cơ sở kết luận của Chủ tọa và yêu cầu nội dung công việc để Văn phòng UBND phường ban hành văn bản thông báo kết luận tại phiên họp đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan để theo dõi, đôn đốc và tổ chức thực hiện.

Điều 16. Các cuộc Hội ý của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường để xử lý công việc thường xuyên

Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường thực hiện việc hội ý hàng tuần để xử lý công việc thường xuyên:

1. Nội dung cuộc Hội ý gồm những vấn đề, công việc mà Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường thấy cần trao đổi lấy ý kiến tập thể; Những việc chưa xử lý được qua hình thức xem xét hồ sơ, phiếu trình.

2. Cuộc Hội ý được tiến hành vào chiều thứ Sáu mỗi tuần, Phó Chủ tịch báo cáo kết quả công việc trong tuần và dự kiến kế hoạch của tuần tiếp theo (trước phiên giao ban định kỳ vào các sáng thứ Hai đầu tuần), trừ khi có quyết định khác của Chủ tịch UBND phường.

3. Văn phòng UBND phường tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường để trực tiếp thông tin về nội dung công việc đến các cán bộ, công chức chuyên môn và đôn đốc thực hiện.

Điều 17. Chế độ thông tin báo cáo

1. UBND phường chịu trách nhiệm tổ chức công tác thông tin tuyên truyền, phổ biến chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, các văn bản của HĐND, UBND phường cho nhân dân bằng những hình thức thích hợp; khai thác có hiệu quả hệ thống truyền thanh, trang thông tin điện tử phường, nhà văn hoá, tủ sách pháp luật để tuyên truyền, phổ biến, giải thích đường lối, chính sách, pháp luật.

Khi có vấn đề đột xuất, phức tạp nảy sinh, UBND phường phải báo cáo tình hình kịp thời với UBND thị xã bằng phương tiện thông tin nhanh nhất.

2. Định kỳ vào ngày 12 hàng tháng hoặc đột xuất, các thành viên UBND, cán bộ, công chức cấp phường, các cơ quan đơn vị trực thuộc, Tổ trưởng dân phố có trách nhiệm tổng hợp tình hình về lĩnh vực, cơ quan và địa bàn mình phụ trách, báo cáo Chủ tịch UBND phường  thông qua bộ phận Văn phòng UBND để tổng hợp báo cáo UBND thị xã, Ban Thường vụ Đảng uỷ và các cơ quan chuyên môn cấp trên theo quy định.

3. Văn phòng UBND phường giúp UBND, Chủ tịch UBND tổng hợp báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của UBND theo định kỳ 6 tháng và cả năm; báo cáo tổng kết nhiệm kỳ theo quy định. Báo cáo được gửi HĐND phường và UBND thị xã, đồng gửi các thành viên UBND, Thường vụ Đảng ủy, Thường trực HĐND, MTTQ và các đoàn thể nhân dân cấp phường.

Chương VI

TIẾP DÂN, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 18. Việc tổ chức tiếp công dân tại UBND phường

1. Hàng tuần, Chủ tịch UBND hoặc ủy quyền Phó Chủ tịch UBND phường tiếp công dân định kỳ vào ngày thứ Năm hàng tuần tại phòng tiếp công dân tại cơ quan phường; Bố trí công chức phụ trách công tác tiếp dân, lịch tiếp dân phải được công bố công khai để nhân dân biết.

Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các thành viên khác của UBND phải lắng nghe ý kiến, phản ảnh của công dân, tổ chức; Tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Tùy theo tính chất, đặc điểm, quy mô và tổ chức các hoạt động, yêu cầu của công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh để Chủ tịch, Phó Chủ tịch bố trí công chức chuyên môn làm nhiệm vụ tiếp dân.

2. Văn phòng UBND phường có trách nhiệm phối hợp với công chức Tư pháp Hộ tịch tham gia tiếp dân; Phối hợp với Công an phường thực hiện việc đảm bảo an ninh trật tự tại địa điểm tiếp dân và chuẩn bị đầy đủ các điều kiện về cơ sở, vật chất đảm bảo phục vụ tốt cho công tác tiếp dân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường.

3. Các công chức chuyên môn thuộc UBND phường tổ chức tiếp dân tại cơ quan và tham gia tiếp dân tại phòng tiếp dân phường khi có yêu cầu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường,

4. Hàng năm, UBND có trách nhiệm tổ chức ít nhất một lần hội nghị trao đổi, đối thoại với nhân dân ở địa phương về tình hình hoạt động của UBND và những vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của công dân ở địa phương; Hình thức tổ chức trao đổi, đối thoại với nhân dân theo từng tổ dân phố. UBND thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng và thông báo đến Tổ trưởng tổ dân phố về thời gian, địa điểm, nội dung của hội nghị trao đổi, đối thoại với nhân dân chậm nhất là 07 ngày trước ngày tổ chức hội nghị.

Điều 19. Giải quyết khiếu nại, tố cáo tại UBND phường

1. UBND phường có trách nhiệm tiếp nhận các đơn thư, kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo của công dân và có trách nhiệm giải quyết đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

2. Chủ tịch UBND phường chỉ đạo Văn phòng, các công chức chuyên môn thuộc UBND phường giải quyết hoặc phối hợp các bộ phận chuyên môn liên quan giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền quy định pháp luật;  Thường xuyên tự kiểm tra và thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các quyết định, kết luận và ý kiến chỉ đạo về giải quyết khiếu nại, tố cáo  của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường, của cơ quan chuyên môn nhà nước cấp trên đối với lĩnh vực chuyên môn mình phụ trách.

Phối hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND, UBMTTQ, các đoàn thể nhân dân phường trong việc tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định. Khi cần thiết, Chủ tịch UBND phường họp với các Phó Chủ tịch UBND, các công chức chuyên môn thuộc UBND để giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo có nội  dung phức tạp, liên quan nhiều lĩnh vực.

Những thủ tục hành chính liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân phải được giải quyết nhanh chóng theo quy định của pháp luật.

3. Công chức Tư pháp- Hộ tịch chịu trách nhiệm chính trong việc tham mưu và đề xuất với Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường các giải pháp xử lý đơn thư, kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của Luật Khiếu nại và Luật Tố cáo. Đối với những vụ việc vượt quá thẩm quyền, phải hướng dẫn chu đáo, tỉ mỉ để công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận giải quyết.

4. Văn phòng UBND phường giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường kiểm tra, giám sát, đôn đốc các công chức chuyên môn thực hiện việc tham mưu, đề xuất giải pháp xử lý, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân để báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch phường.

 Chương VII

QUẢN LÝ, CÔNG BỐ VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

CỦA UBND PHƯỜNG

Điều 20. Nguyên tắc trong xây dựng, ban hành văn bản của UBND phường, Chủ tịch UBND phường

1. Bảo đảm tính hợp hiến, tính hợp pháp và tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật nói chung và hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói riêng.

2. Tuân thủ đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản.

3. Bảo đảm tính minh bạch trong quy định của văn bản.

4. Bảo đảm tính khả thi, tiết kiệm, hiệu quả, kịp thời, dễ tiếp cận, dễ thực hiện của văn bản; bảo đảm yêu cầu cải cách thủ tục hành chính;

5. Bảo đảm công khai, dân chủ trong việc tiếp nhận, phản hồi ý kiến, kiến nghị của cá nhân, cơ quan, tổ chức trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản.

6. Văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của UBND phường được ban hành dưới hình thức, nguyên tắc là văn bản có chứa các quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

7. UBND phường ban hành quyết định quy phạm pháp luật để quy định:

a) Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên;

b) Biện pháp thi hành Hiến pháp, Luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của HĐND phường về phát triển kinh tế- xã hội phường, ngân sách, quốc phòng, an ninh ở địa phương;

c) Biện pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương.

8. Trình tự xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của UBND phường được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015.

Điều 21. Trình tự xây dựng, ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND phường

1. Bước 1: Đề xuất xây dựng các văn bản thuộc thẩm quyền

Các cán bộ, công chức chuyên môn, cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND phường có trách nhiệm đề xuất UBND phường xây dựng các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND phường; Văn phòng UBND phường phối hợp báo cáo Chủ tịch UBND phường xem xét, quyết định.

2. Bước 2: Soạn thảo văn bản

Chủ tịch UBND phường phân công bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm chính soạn thảo các văn bản.

3. Bước 3: Lấy ý kiến về dự thảo

Bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm chính soạn thảo tổ chức lấy ý kiến các tổ chức, cá nhân, tổ dân phố có liên quan trực tiếp đến lĩnh vực văn bản điều chỉnh và có trách nhiệm nghiên cứu, tiếp thu để chỉnh lý dự thảo văn bản.

4. Bước 4: Thẩm định dự thảo

a) Tùy theo tính chất, nội dung của văn bản, Công chức Tư pháp- Hộ tịch, Văn phòng- Thống kê hoặc đề nghị phối hợp các cơ quan chuyên môn cấp trên có liên quan thẩm định theo yêu cầu của Chủ tịch UBND phường về tính pháp lý của dự thảo văn bản theo đề xuất của Văn phòng UBND phường. Cơ quan thẩm định chịu trách nhiệm pháp lý về những nội dung thẩm định.

Trong thời hạn 05 (năm) ngày, cơ quan thẩm định gửi lại báo cáo thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản cho bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm chính soạn thảo.

b) Bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm chính soạn thảo có trách nhiệm giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định để chỉnh lý, hoàn thiện dự thảo và đồng thời gửi báo cáo giải trình, tiếp thu kèm theo dự thảo văn bản đã được chỉnh lý đến Văn phòng khi trình UBND phường dự thảo.

5. Bước 5: Gửi hồ sơ dự thảo

Bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm chính soạn thảo gửi hồ sơ dự thảo đến đến các thành viên UBND phường và Văn Phòng UBND phường chậm nhất là 07 (bảy) ngày làm việc trước ngày UBND phường họp để chuyển Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND.

6. Bước 6: Trình tự xem xét, thông qua dự thảo

a) Chủ tịch UBND phường quyết định việc cho trình văn bản tại phiên họp UBND phường;

b) Tiếp tục tổ chức lấy ý kiến các thành viên được UBND phường mời xem xét thông qua dự thảo văn bản. Bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm chính soạn thảo tiếp thu giải trình kết quả lấy ý kiến và trình lại Chủ tịch UBND phường trong thời hạn không quá 03 (ba) ngày;

c) Chủ tịch UBND phường thay mặt UBND phường ký ban hành văn bản.

Điều 22. Trình tự xây dựng, ban hành các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy, các Phó Chủ tịch UBND phường

1. Bước 1: Soạn thảo văn bản

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực đó, chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản theo quy định.

2. Bước 2: Rà soát, thẩm tra về thể thức văn bản

Tất cả các văn bản được cán bộ, công chức, các cơ quan, đơn vị liên quan soạn thảo đều phải thông qua Văn phòng UBND phường rà soát, thẩm tra về thể thức văn bản và ký xác nhận trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường ký duyệt.

3. Bước 3: Trình duyệt văn bản

a) Cán bộ, công chức, các cơ quan, đơn vị liên quan trực tiếp trình duyệt dự thảo văn bản gửi UBND phường, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường;

b) Hồ sơ, văn bản trình phải có chữ ký xác nhận đã thẩm tra của Văn phòng UBND phường.

4. Bước 4: Xem xét, kiểm tra, ký văn bản: Chủ tịch UBND hoặc ủy quyền Phó Chủ tịch UBND xem xét ký văn bản.

5. Bước 5: Văn phòng UBND phường tiếp nhận, xử lý văn bản

Tất cả hồ sơ, tài liệu sau khi trình UBND phường, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường phê duyệt phải được vào sổ văn thư của Văn phòng UBND phường. Việc vào sổ công văn phải được thực hiện ngay trong ngày.

Điều 23. Phát hành, công bố các văn bản của UBND phường, Chủ tịch Ủy, Phó Chủ tịch UBND phường

1. Văn phòng UBND phường chịu trách nhiệm vào số các văn bản của UBND đảm bảo đúng, đủ số lượng theo thành phần được ghi tại nơi nhận văn bản, sau khi hoàn thành, Văn phòng UBND phường gửi văn bản đi cho công chức chuyên môn thuộc lĩnh vực liên quan phụ trách trên phần mềm quản lý văn bản, gửi văn bản đến thành phần nhận. Việc gửi văn bản đi được thực hiện trong thời gian không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được ký; Bảo đảm đúng địa chỉ, đúng thủ tục.

2. Các văn bản của UBND phường ban hành có liên quan trực tiếp đến giải quyết quyền lợi và nghĩa vụ của công dân phải được thông báo hoặc niêm yết công khai tại trụ sở các cơ quan có liên quan giải quyết.

3. Văn phòng UBND phường kiểm soát việc gửi văn bản đi, cập nhật văn bản vào Trang Quản lý văn bản và điều hành trên hệ thống Hồ sơ công việc và Trang thông tin điện tử của UBND phường; Quản lý thống nhất và tổ chức việc cập nhật, lưu trữ văn bản theo quy định.

Điều 24. Quản lý văn bản

1. Tất cả các loại văn bản đến, văn bản đi đều phải qua bộ phận Văn phòng UBND phường. Văn phòng UBND phường chịu trách nhiệm đăng ký các văn bản đến vào sổ công văn và chuyển đến các địa chỉ, người có trách nhiệm giải quyết. Các văn bản đóng dấu hoả tốc, khẩn, phải chuyển ngay khi nhận được. 

2. Đối với những văn bản phát hành của UBND phường, Văn phòng UBND phường phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu, ký số đối với văn bản điện tử và gửi theo đúng địa chỉ; Đồng thời lưu giữ hồ sơ và bản gốc, thực hiện 2 hình thức lưu trữ bằng hồ sơ giấy có chữ ký tươi và hồ sơ điện tử trên máy tính có ký số.

Điều 25. Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ tại các văn bản

1. Chủ tịch UBND phường kiểm tra toàn diện việc thi hành nội dung các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cấp phường và cấp trên.

2. Phó Chủ tịch UBND phường giúp Chủ tịch UBND phường trực tiếp kiểm tra việc thi hành các văn bản và công việc của các cán bộ công chức, cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND và lĩnh vực công tác khác được Chủ tịch phân công (nếu có); Các thành viên UBND phường khác kiểm tra việc thi hành các văn bản và công việc theo sự phân công của Chủ tịch UBND phường.

3. Giao Văn phòng UBND phường là bộ phận đầu mối giúp UBND phường, Chủ tịch UBND phường theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận chuyên môn, cơ quan đơn vị trực thuộc UBND do Chủ tịch UBND phường giao trong các văn bản chỉ đạo, điều hành và chỉ đạo của cấp thị xã.

4. Phương thức kiểm tra: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường thực hiện việc kiểm tra thường xuyên, định kỳ, đột xuất hoặc thành lập đoàn kiểm tra khi cần thiết đối với các cán bộ, công chức, cơ quan, đơn vị trực thuộc thi hành nội dung tại các văn bản, công việc trong phạm vi và thẩm quyền đã phân công.

5. Báo cáo kết quả kiểm tra: Văn phòng UBND phường tổng hợp chung, báo cáo UBND phường, các Chủ tịch UBND phường về tình hình kiểm tra việc thi hành các văn bản tại các phiên họp UBND phường hoặc báo cáo trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường.

Chương VIII

CHẾ  ĐỘ TIẾP KHÁCH, ĐI CÔNG TÁC

Điều 26. Tiếp khách của UBND phường

1. Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường tiếp xã giao, gặp mặt các đoàn đại biểu, khách đến thăm, làm việc tại phường theo quy định.

2. Các cơ quan, đơn vị đến liên hệ công tác, làm việc phải đăng ký trước thông qua Văn phòng UBND phường để Văn phòng báo cáo với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường.

3. Công chức chuyên môn, người đứng đầu các cơ quan, đoàn thể cấp phường khi có nhu cầu đề xuất Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường tiếp khách phải có báo cáo, xin ý kiến của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường ít nhất trước 01 ngày làm việc có dự kiến tiếp; Nội dung xin ý kiến phải nêu rõ hình thức cuộc tiếp, số lượng khách, thời gian, địa điểm tiếp và kèm theo các hồ sơ, văn bản liên quan về: Nội dung, thời gian, thành phần, hoạt động của khách tại địa bàn và các đề xuất, kiến nghị. Việc tổ chức tiếp khách chỉ được tiến hành khi có sự đồng ý của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường. Công chức đề xuất mời khách phải phối hợp với Văn phòng UBND phường chuẩn bị nội dung và tổ chức buổi tiếp đạt kết quả tốt.

4. Việc sử dụng kinh phí ngân sách trong tiếp khách phải tuân thủ quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý sử dụng tài sản công của UBND phường.

5. Văn phòng UBND phường phối hợp với các cơ quan, công chức liên quan chuẩn bị nội dung cuộc tiếp khách. Trường hợp cần thiết, theo chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường, đề nghị các cơ quan, công chức liên quan chuẩn bị một số nội dung cụ thể của cuộc tiếp khách; Tổ chức triển khai thực hiện các công việc cần thiết sau cuộc tiếp khách.